一、明確制作目的

    1.面向誰

    ◆ 根據(jù)看資料的人不同，其內(nèi)容也要相應變化

    ◆ 合理地推測和把握對方對報告內(nèi)容的需求、狀況、興趣以及理解能力

    <例> 應該充分考慮的對方的情況，如：心理距離（是肯定還是否定）；專業(yè)性（對于這一專業(yè)領(lǐng)域或主題具備何種程度的知識）；立場（所屬部門、職務、負責的業(yè)務等）。

    2.如何使用

    ◆ 考慮資料使用的場合：場景決定內(nèi)容

    <例> 是向上司報告用，開會說明用或發(fā)放用等

    ◆ 考慮資料使用人

    <例> 由上司進行說明---比自己進行說明時寫得細致，將最低限度的必要的信息簡潔、符合邏輯地寫出來

    3.何種用途

    即使主題相同，資料用途不同，內(nèi)容也會不同

    <例> 企劃決裁：充分說明制定對策的理由和內(nèi)容，并明確希望上司予以判斷的要點。

    報告：及時準確地反映事實，包括具體實施情況以及實施對策后的結(jié)果等。

    4.什么內(nèi)容

    ◆ 深入思考制作此資料的目的，明確需要傳達的要點，及需要強調(diào)的問題解決步驟

    ◆ 最后，確定“A3報告”的標題

    二、撰寫報告綱要

    ◆撰寫簡明易懂的說明綱要是制作明白易懂的“A3”報告的前提

    ◆簡明易懂的綱要，就是要簡潔、遵循問題解決的步驟、符合邏輯

    ■順序：

    （1）確定綱要的主體

    （2）確定對綱要主體進行補充的內(nèi)容

    （3）檢查綱要整體

    三、確定版面設計

    ◆根據(jù)做好的綱要，確定資料的版面設計

    ◆順著思路進行版面設計，應當將較多版面分給需要強調(diào)的重點和步驟

    四、撰寫報告內(nèi)容

    ◆使用簡潔的語言，并采用圖表，制作直觀的文件

    ◆有效地修飾， “一目了然” 地突出重點強調(diào)的內(nèi)容

    五、檢查校對報告

    ◆采用問題解決流程制定的綱要是否流暢？

    ◆是否存在步驟和過程缺失的現(xiàn)象？

    ◆關(guān)鍵信息是否清楚明確？